Quels frais professionnels sont déductibles en Belgique ?

Si vous louez des bureaux ou un espace de co-working, vous pouvez déduire l’entièreté du montant de la location. Idem pour des salles de réunion que vous loueriez pour rencontrer vos clients.
Si vous travaillez régulièrement de chez vous, il est aussi possible de déduire une quotité professionnelle de toute une série de frais, comme le loyer, les charges locatives, chauffage, assurances …

Voici la liste des différents frais généraux déductibles à titre de frais professionnels :

• Logiciels professionnels et services IT (cloud, anti-virus…)
• Frais d’envois et timbres
• Fournitures de bureau et impressions
• Frais de documentation et périodiques
• Frais d’entretien et de réparation du matériel
• Primes d’assurance
• Déplacement
• Cotisations à des associations professionnelles
• Frais de publicité

Pour le reste, vous aurez sûrement besoin de plus d’infos, que voici….

Les abonnements de téléphone fixe et les connexions internet sont considérés comme des frais professionnels déductibles en Belgique, contrairement aux abonnements TV ou Netflix, Jupiler Ligue… sauf si vous pouvez tenter de démontrer leur lien avec votre activité professionnelle.

Si vous recevez une seule facture avec des abonnements professionnels et privés, vous devrez donc la scinder.

Concernant les frais de GSM :

• Si vous êtes indépendant, seul l’usage professionnel est déductible à titre de frais professionnels.
• Si vous êtes en société, vous pouvez déduire 100% des frais de votre abonnement et de l’achat de votre smartphone, mais votre utilisation privée devra être couverte par un avantage de toute nature (généralement, 12€ par mois).

Il y a également une limite à la déductibilité de la TVA sur ces frais de GSM de 75% tant que l’usage professionnel est prépondérant (>50%).

Tout d’abord, il vous faudra calculer le coefficient de déductibilité de votre voiture, différent selon le modèle que vous conduisez. Après avoir exclu les frais liés à votre utilisation privée si vous êtes indépendant, vous pourrez considérer un grand nombre de dépenses comme frais professionnels déductibles.

Plus d’information sur notre article dédié aux frais de voiture

Bonne nouvelle, nos honoraires pour le traitement de votre comptabilité et pour nos conseils fiscaux sont déductibles !

Il en va de même pour tous les honoraires de tiers liés à votre activité professionnelle. Citons par exemple :

• Honoraires de vos sous-traitants
• Honoraire de notaires et d’avocats
• Honoraire de designer, graphiste, copywriter
• Honoraire de votre secrétariat social
• Etc.

Les frais de formation et de séminaires que vous suivez sont déductibles, tant qu’ils sont faits ou supportés en vue d’acquérir ou de conserver les revenus professionnels imposables.

L’administration fiscale soutient même que les frais de formation ou d’études ne sont déductibles que s’ils sont liés directement à l’activité professionnelle que vous exercez actuellement. Donc, si vous suivez donc une formation pour réorienter votre carrière vers d’autres activités professionnelles, les frais engendrés ne sont pas déductibles.

Exemple :

• Marc, consultant IT, est fréquemment en contact avec des clients étrangers. Il peut déduire les cours « d’Anglais des affaires » qu’il suit.

Remarque :

• Si vous participez à un séminaire lors duquel un repas est inclus, le pourcentage de déductibilité de 69% doit être appliqué.

Si vous le souhaitez, vous pouvez vérifier les activités renseignées pour votre entreprise.

La TVA n’est jamais déductible.

Les frais de restaurant encourus en semaine ou le week-end sont déductibles à 69% s’ils sont professionnels (par exemple avec un client, fournisseur, prospect…).

Conseil :

• Veillez à noter le nom des personnes qui sont présentes avec vous sur chaque ticket, pour pouvoir prouver le caractère professionnel de ces dépenses en cas de contrôle.

Si le repas est pris dans un endroit qui n’est pas accessible à tous, ces frais sont considérés comme frais de réception et la déduction est alors limitée à 50%..

Quand l’objectif de certains frais est d’entretenir la relation avec la clientèle, ils peuvent être considérés comme frais professionnels de réception, déductibles à 50%.

La TVA, comme pour les frais de restaurant, n’est jamais déductible.

Les frais de représentation sont les dépenses liées aux moyens mis en œuvre pour rencontrer vos clients, comme les frais de cotisation à des clubs, par exemple.

Ils ne sont habituellement pas déductibles. Mais si vous pouvez prouver que l’affiliation est obligatoire afin d’établir ou d’entretenir des contacts commerciaux susceptibles de préserver vos revenus professionnels ou d’en générer de nouveaux, alors il sera possible de les déduire à 50% en tant que frais de représentation.

L’utilisation de biens ou matériels privés pour exercer votre activité professionnelle peut, pour certains types de frais, faire l’objet d’une évaluation forfaitaire pour déterminer les frais déductibles de vos revenus professionnels.

Les cadeaux d’affaires dans le cadre d’une relation commerciale sont déductibles à 50%.

La TVA est déductible pour autant que le prix d’achat soit inférieur à 50 € (HTVA), sauf s’il s’agit de tabac ou de spiritueux (>22° d’alcool).

Les frais de publicité sont considérés comme des frais généraux.
Ainsi, lorsque le caractère publicitaire est établi, les frais de sponsoring sont déductibles à 100%.

Pour les goodies publicitaires, tant que le nom de votre société est mentionné de manière permanente et visible, leur coût ainsi que leur TVA sont déductibles.

Les cotisations sociales personnelles sont déductibles tant pour les indépendants que pour les dirigeants d’entreprise l’année de leur paiement.

En revanche, les majorations dues à défaut de paiement de la cotisation à son échéance ne sont plus déductibles depuis le 01/01/2020.

En pratique, l’attestation que vous recevez de votre caisse d’assurances sociales au cours du 1er ou 2ème trimestre n+1 indiquera le montant que vous pouvez déduire de vos revenus de l’année n.

Les biens d’investissement sont des biens durables destinés à être utilisés pendant plus d’un an. En général, les achats sont classés en investissement lorsque leur prix d’achat est supérieur 1000€.

Ces biens d’investissement sont amortis selon leur durée de vie. Ce sont ces amortissements qui sont déductibles des revenus annuels.
Notez également que la Déduction Pour Investissement (DPI) est majorée à 25% jusque fin 2022.

Lisez notre article sur la Déduction Pour Investissement

Les intérêts des capitaux empruntés qui sont affectés à l’activité professionnelle sont déductibles.

Lorsque que l’emprunt porte sur des investissements de biens mixtes utilisés à la fois pour les besoins privés et pour l’activité professionnelle, il convient d’appliquer un coefficient d’utilisation professionnelle sur le montant payé des intérêts (voir ci-dessus, l’exemple pour les intérêts d’emprunt hypothécaire payés).

Les intérêts de retard calculés par le fisc pour paiement tardif (par exemple pour retard de paiement de l’impôt ou de la TVA) ne sont pas déductibles.